Деловое досье строится вокруг одного документа — письма испанской стороны. Именно оно объясняет консульству, зачем вы едете, кто вас ждёт и кто отвечает за программу визита. Грамотно составленное приглашение для деловой визы снимает большинство вопросов ещё до их появления; небрежное — наоборот, порождает дозапросы. Разберём требования к письму по пунктам.
Кто может выступить приглашающей стороной
- Испанская компания — партнёр, поставщик, дистрибьютор, дочерняя структура вашей фирмы.
- Организатор мероприятия — выставочный оператор или конференц-центр; этот сценарий разобран в статье о визах на выставки и конференции.
- Профессиональные структуры — юридические бюро, банки, торговые палаты, с которыми у вас назначены встречи.
Статус приглашающего имеет значение: письмо зарегистрированной компании с налоговым номером весит больше, чем записка частного лица. Если вас зовут по личным, а не рабочим делам, корректнее гостевой маршрут — он описан в статье о гостевой визе в Испанию.
Обязательное содержание письма
- Полные реквизиты компании: название, налоговый номер, адрес, контакты подписанта.
- Данные гостя: ФИО латиницей как в загранпаспорте, номер паспорта, должность и работодатель.
- Цель визита — конкретно: «переговоры о дистрибьюторском соглашении», а не «деловые вопросы».
- Даты поездки, совпадающие с бронями и анкетой.
- Кто несёт расходы: приглашающая сторона, работодатель гостя или сам заявитель.
- Подпись уполномоченного лица и, желательно, фирменный бланк с печатью.
Попросите партнёров составить письмо на испанском или английском и прислать вам черновик до подписания: исправить опечатку в номере паспорта на этапе черновика — минута, после выпуска письма — дни ожидания новой версии.
В каком виде подавать
На практике консульство принимает качественную копию или скан письма, присланный по электронной почте, — деловая переписка давно ведётся в цифровом виде. При этом за консульством остаётся право запросить оригинал, поэтому надёжный вариант для важных поездок — заранее попросить партнёров отправить письмо курьерской службой. Файл распечатывайте в хорошем качестве: нечитаемая печать или подпись сводят ценность копии к нулю. Приглашение подшивается в общий комплект — его состав смотрите в перечне документов на деловую визу.
Если приглашения нет
Отсутствие письма — не тупик. Цель поездки можно подтвердить совокупностью документов: командировочным приказом и письмом российского работодателя, деловой перепиской с испанской стороной, подтверждением регистрации на отраслевое мероприятие, договорами с партнёрами. Чем больше независимых подтверждений цели, тем спокойнее идёт рассмотрение: консульство оценивает картину в целом; подробнее о категории — в базовой статье «Деловая виза в Испанию».
Частые вопросы
- Сколько «живёт» приглашение? — Формального срока нет, но письмо должно покрывать даты заявленной поездки; для новой командировки готовится новое письмо.
- Одно письмо на группу сотрудников? — Допустимо перечислить нескольких гостей, но у каждого заявителя в досье должна быть своя копия с его данными.
- Гарантирует ли приглашение визу? — Нет: письмо подтверждает цель, а решение консульство принимает по всему досье.
- Нужно ли переводить письмо на русский? — Нет, консульство работает с испанским и английским; перевод может понадобиться лишь вам самим для сверки данных перед подачей.
Сомневаетесь в формулировках? Пришлите черновик письма через форму обратной связи — проверим реквизиты и соответствие требованиям, а затем запишем на подачу под даты вашей командировки.
- Помощь в оформлении и подаче на визу онлайн
- Консультации визового специалиста онлайн проводятся Пн-Пт, с 09:00 до 19:00 часов