Деловое досье строится вокруг одного документа — письма испанской стороны. Именно оно объясняет консульству, зачем вы едете, кто вас ждёт и кто отвечает за программу визита. Приглашение для деловой визы должно подтверждать реальную программу визита и содержать проверяемые сведения о сторонах. Разберём требования к письму по пунктам.
Кто может выступить приглашающей стороной
- Испанская компания — партнёр, поставщик, дистрибьютор, дочерняя структура вашей фирмы.
- Организатор мероприятия — выставочный оператор или конференц-центр; этот сценарий разобран в статье о визах на выставки и конференции.
- Профессиональные структуры — юридические бюро, банки, торговые палаты, с которыми у вас назначены встречи.
Статус приглашающего имеет значение: из письма должно быть понятно, какая организация приглашает заявителя и как связаться с ответственным лицом. Если вас зовут по личным, а не рабочим делам, корректнее гостевой маршрут — он описан в статье о гостевой визе в Испанию.
Что указать в письме
- Полные реквизиты компании: название, налоговый номер, адрес, контакты подписанта.
- Данные гостя: ФИО латиницей как в загранпаспорте, номер паспорта, должность и работодатель.
- Цель визита — конкретно: «переговоры о дистрибьюторском соглашении», а не «деловые вопросы».
- Даты деловой программы и планируемого пребывания, согласованные с анкетой и маршрутом.
- Кто несёт расходы: приглашающая сторона, работодатель гостя или сам заявитель.
- Дату, подпись уполномоченного лица и реквизиты организации; печать — если организация её использует.
Попросите партнёров составить письмо на испанском или английском и прислать вам черновик до подписания: проверьте написание имени, паспортные сведения, даты, программу и распределение расходов.
В каком виде подавать
Подготовьте читаемый документ и проверьте требование к оригиналу или копии в актуальном перечне для места подачи. Не считайте скан автоматически достаточным для любого заявления. Консульство может запросить дополнительные документы или пояснения. Приглашение подшивается в общий комплект — его состав смотрите в перечне документов на деловую визу.
Если приглашения нет
Отсутствие письма — не тупик. Цель поездки можно подтвердить совокупностью документов: командировочным приказом и письмом российского работодателя, деловой перепиской с испанской стороной, подтверждением регистрации на отраслевое мероприятие, договорами с партнёрами. Подбирайте документы по содержанию поездки: количество приложений само по себе не подтверждает её цель; подробнее о категории — в базовой статье «Деловая виза в Испанию».
Частые вопросы
- На какие даты оформлять приглашение? — Укажите актуальную программу и даты визита. Для новой поездки запросите письмо с соответствующими сведениями.
- Одно письмо на группу сотрудников? — Допустимо перечислить нескольких гостей, но у каждого заявителя в досье должна быть своя копия с его данными.
- Гарантирует ли приглашение визу? — Нет: письмо подтверждает цель, а решение консульство принимает по всему досье.
- Нужно ли переводить письмо на русский? — Требования к языку документов определяет место подачи. Если письмо составлено на испанском или английском, проверьте, предусмотрен ли дополнительный перевод в вашем перечне.
Сомневаетесь в формулировках? Пришлите черновик письма через форму обратной связи — проверим реквизиты и соответствие требованиям, а затем поможем подготовиться к записи с учётом дат командировки и доступности приёма.
- Помощь в оформлении и подаче на визу онлайн
- Консультации визового специалиста онлайн проводятся Пн-Пт, с 09:00 до 19:00 часов